Nah.. para blogeers,
sekarang waktunya kita akan membahas sekilas tetang aplikasi yang sering dan
wajib dipakai oleh setiap umat didunia ini yaitu Microsoft Word.
Defenisi Microsoft Word
Microsoft Word sendiri adalah suatu software pengolah kata
dengan menggunakan sistem operasi Windows yang cukup handal memberikan
kemudahan bagi para pemakai. Selain mudah dalam pengoperasian, variasi dan gaya
huruf menggunakan model full grafik. Dalam Microsoft Word, penggunaan perintah
biasanya lebih dari satu. Bisa anda lakukan melalui menu dan toolbar dalam
aplikasi program ataupun melalui mouse dan keyboard. Untuk lebih jelasnya, kita
coba praktekkan tahap demi tahap dalam buku panduan ini.
• Memulai Microsoft Word
Ini adalah tahapan yang wajib harus dilalui oleh
setiap orang yang ingin menggunakan MS.Word. Untuk memulai menggunakan
Microsoft Word, ikuti cara ini :
Pilih Start Program
Microsoft Word
Selanjutnya akan ditampilkan jendela program
Microsoft Word
• Perintah dan Pengertian Dasar Pada Microsoft
Word
− Melakukan blok
Maksud dari blok adalah berupa sekumpulan huruf,
kata atau kalimat untuk
diberikan instruksi tertentu. Cara melakukan blok
dapat menggunakan mouse
atau keyboard ataupun gabungan keduanya.
Blok dengan menggunakan Mouse
·
Pindahkan pointer mouse pada awal
kata/kalimat yang akan diblok
·
Tekan tombol mouse sebelah kiri (klik)
dan tahan
·
Geser mouse sampai latar belakang yang
akan diblok berwarna hitam
·
Lepas tombol mouse sebelah kiri.
Blok dengan menggunakan Keyboard
·
Pindahkan kursor pada awal kata/kalimat
yang akan diblok
·
Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan
tahan
·
Tekan tombol anak panah sesuai dengan
arahnya
·
Lepaskan tombol SHIFT
Blok menggunakan gabungan Mouse dan Keyboard
Pindahkan pointer mouse pada awal kata/kalimat yang
akan diblok dan klik
·
Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan
tahan
·
Geser posisi pointer mouse di akhir
kata/kalimat yang akan diblok dan klik
− Menghapus karakter
Bila anda melakukan kesalahan dalam penulisan naskah
dan ingin menghapus,
ada beberapa cara :
·
Untuk menghapus satu huruf disebelah
kanan kursor, gunakan tombol
DELETE atau DEL
·
Untuk menghapus satu huruf disebelah
kiri kursor, gunakan tombol BACK
SPACE
·
Untuk menghapus lebih dari satu kata
gunakanlah blok, setelah di blok tekan
tombol DELETE atau DEL, bila muncul pesan Delete
Block ? NO (YES), maka tekan tombol Y
Beberapa Toolbar yang perlu diketahui
Toolbar adalah sekumpulan icon shortcut (perintah
pendek) berdasarkan kelompok.
Bila akan melakukan perintah standart seperti
membuka file, menyimpan file,
menggandakan kalimat ataupun memindahkan kalimat
maka akan kita dapatkan pada
toolbar standart. Demikian juga dengan yang lainnya.
Akan tetapi icon –icon tersebut
tidak baku, kita juga dapat merubah ataupun
mengelompokkan sendiri menjadi toolbar
tersendiri.
Kita bisa melihat macam-macam toolbar yang sudah
disediakan atau dikelompokkan
oleh pembuat aplikasi program ini. Caranya, kita
bisa klik melalui
Menu Bar View pilih Toolbars.
Tanda cek list menandakan bahwa
toolbar tersebut sedang aktif atau ditampilkan.
Bila kita akan menampilkan toolbar, klik saja menu
toolbar tersebut.
Berikut ini beberapa toolbars yang biasa kita jumpai
atau kita gunakan diantaranya
• Toolbars Standart
• Toolbars Formatting
• Toolbars Drawing
CATATAN : Untuk mengetahui arti dari icon-icon
tersebut, kita bisa
tempatkan pointer mouse
tepat diatas
gambar, dengan sendirinya akan muncul keterangan dari maksud gambar
tersebut.
Sedangkan fungsi atau kegunaannya, alangkah baiknya
kita pelajari dahulu fungsifungsi
yang ada pada Menu Bar. Setelah itu kita bisa
menggunakannya, karena hasil
dari perintah yang ada pada Menu Bar dan Toolbars
adalah sama.
Menu Bar File
Sebelum kita menjalankan perintah yang ada, ada
baiknya kita tahu bahwa dalam setiap menu bar yang ditampilkan tidak selalu
lengkap. Ada beberapa yang disembunyikan dan untuk menampilkan, kita tinggal
pilih atau sorot pilihan yang paling bawah (tanda dua panah ke bawah). Dalam
menu yang ditampilkan ada beberapa keterangan yang sekiranya perlu juga kita
ketahui, yaitu :
1. Gambar yang berada pada sebelah kiri, menandakan
gambar perintah. Bila ada kesamaan gambar yang kita jumpai (biasanya dalam
Toolbar), maka perintah tersebut juga berlaku pada gambar tersebut.
2. Keterangan yang berada pada sebelah kanan, menandakan
tombol hot key. Yaitu tombol yang berfungsi sama dengan perintah yang ada. Tombol
ini menggunakan keyboard dan tanda + menunjukkan tombol ditekan secara bersama.
3. Garis bawah dapat diganti dengan tombol ALT+Huruf
yang bergaris bawah (Menu Bar)
Seperti pada gambar :
• Membuka dokumen baru
CATATAN : Perhatikan gambar diatas dengan seksama,
letak tombol-tombol yang ada, arti dari tulisan yang ada. Kemudian perhatikan
keterangan yang ada, karena kebanyakan ada kesamaan diantara jendela-jendela
perintah Microsoft Word.
Setelah kita melihat, gambar tersebut adalah gambar
dimana kita akan membuka sebuah dokumen yang sudah ada. Sedangkan perintah
untuk membuka dokumen baru adalah
File New OK
• Meyimpan dokumen
Untuk menyimpan, ada dua cara yaitu File lalu
klik Save, bila pertama kali melakukan penyimpanan maka kita harus menentukan
dulu lokasi dan nama dari file. Tetapi bila sudah pernah dilakukan maka lokasi
dan nama akan sama sesuai dengan yang terdahulu.File lalu klik Save
As , penyimpanan akan selalu menanyakan lokasi dan nama dari file tersebut.
• Menutup dokumen
Untuk menutup dokumen, ada dua cara yaitu
File lalu klik Close , Dokumen akan
ditutup, tetapi aplikasi program Microsoft Word
masih tetap tampil
File lalu klik Exit , Dokumen dan
aplikasi Program Microsoft Word akan ditutup.
• Membuka kembali dokumen
File lalu klikOpen
• Keluar dari microsoft word
File lalu klik Exit
• Mengatur Kertas
Ada beberapa fasilitas dalam pengaturan kertas,
diantaranya :
− Mengatur Batas Kertas
File lalu klilk D Page Setup lalu
pklik Margin , Untuk menentukan
posisi text dari tepi kertas, baik itu dari atas, bawah, kiri dan kanan. Top
Mengatur batas kertas sebelah atas Bottom Mengatur batas kertas sebelah bawah
Left Mengatur batas kertas sebelah kiri Right
Mengatur batas kertas sebelah kanan Gutter Mengatur batas kiri untuk
bundel/jempitan kertas Header Mengatur ukuran untuk daerah header Footer
Mengatur ukuran untuk daerah footer
− Mengatur Ukuran Kertas
File lalu klik Page Setup lalu klik Paper Size ,
untuk menentukan ukuran dan posisi kertas Paper Size Menetukan jenis dari
ukuran kertas Width Lebar dari ukuran kertasHiegh Tinggi dari ukuran kertas Orientation
Posisi pencetakan, Portrait (berdiri) atau LandScape (tidur)
Mencetak Dokumen ke Printer
Ada beberapa pokok yang harus diperhatikan pada
kotak dialog Print antara lain tentang
printer yang digunakan, halaman yang akan dicetak. Untuk lebih jelasnya perhatikan
keterangan dibawah ini Printer Name Jenis printer yang akan digunakan harus
sesuai dengan kondisi printer yang ada Page Range All Pilihan untuk mencetak
semua halaman Curent Page Hanya mencetak satu halaman dimana posisi kursor
berada Pages Untuk menentukan nomor halaman berapa saja yang akan dicetak Copies
Number of Copy Jumlah salinan untuk setiap halaman Print All Pages in Range
Mencetak semua halaman Odd Pages Hanya halaman genap saja yang dicetak Even
Pages Hanya halaman ganjil saja yang dicetak
Menu Bar View
• Menulis Header dan Footer
Header merupakan suatu bagian naskah yang akan
tercetak pada bagian atas sebelum naskah utama dan naskah header tersebut akan
berlaku sama untuk halaman berikutnya. Sedangkan Footer akan tercetak dibagian bawah
naskah utama.
− Cara menulis / menampilkan header :
View lalu
klik Header and Footer.
Menu Bar Edit
• Membatalkan suatu instruksi (Undo)
Jika melakukan kesalahan dalam memberikan instruksi
maka instruksi tersebut dapat dibatalkan
Edit lalu klik Undo Typing atau ctrl+Z
• Mengulangi kembali instruksi (Redo)
Jika sudah terlanjur membatalkan sebuah instruksi,
tetapi ternyata instruksi tersebut sudah
benar, maka anda dapat mengembalikan instruksi yang sudah dibatalkan tadi
Edit lalu klik Redo Typing atau ctrl+Y
• Menyalin kata/kalimat (Copy)
Menggandakan suatu kata/kalimat tanpa harus menulis
ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan disalin
− Edit lalu klik Copy
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
− Edit laluu klik Paste
• Memindahkan kata/kalimat (Cut)
Memindah letak suatu kata/kalimat tanpa harus
menulis ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan
dipindah
− Edit lalu klik Cut
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
− Edit lalu klik Paste
Menu Bar Format
• Format Paragrap (menentukan paragrap)
Untuk menata atau memformat suatu paragrap / alinea
sehingga menghasilkan suatu bentuk paragrap yang sesuai dengan yang diinginkan
Format Font (menentukan huruf)
Font
Untuk memilih huruf yang diinginkan
Font Style
Pilihan untuk memberikan penekanan pada suatu kata
yang dibedakan
Size
Menentukan ukuran dari huruf
Font color
Menentukan warna dari huruf
Underline style
Memberikan macam garis pada kata
Underline color
Memberikan warna pada macam garis yang ada pada kata
Effects
Memberikan efek ataupun bayangan pada kata atau
kalimat
• Format Column (Naskah bentuk kolom)
Untuk merancang naskah dalam bentuk kolom seperti
yang sering terlihat dalam surat kabar ataupun majalah
Presets
Bentuk kolom naskah siap pakai
Number of
columns
Cara lain untuk menentukan jumlah kolom sesuai yang
akan digunakan
Line beetwen
Menampilkan garis vertikal diantara kolom
Width and
spacing
Menampilkan lebar masing-masing kolom dan jarak
antar kolom
Equal column
width
: Menentukan lebar tiap kolom dan jarak antar kolom sesuai dengan keinginan
Apply to :
Penerapan kolom pada naskah jika whole document maka seluruh naskah akan
dibuat menjadi bentuk kolom, jika this
point forward naskah dibuat
bentuk kolom dimulai dari kursor berada. Start
new column : Naskah kolom akan dibuat pada halaman berikutnya
• Format Bullet and Numbering
Untuk memberikan angka berurut atau simbol yang
letaknya disebelah kiri Bullet and numbering terbagi menjadi tiga bagian yaitu
:
Bullet :
adalah simbol yang ditampilkan pada awal paragrap. Simbol dapat ditentukan
sendiri
Numbered :
pemberian nomor urut terhadap awal paragrap yang akan ditampilkan secara
otomatis
Outline Numbered :
seperti numbered, tetapi menggunakan nomor secara bertingkat seperti 1, 1.1,
1.1.2 dan seterusnya
• Format Change Case
Cara untuk merubah suatu kalimat dari tulisan huruf
kecil menjadi huruf besar (kapital) atau sebaliknya.
Perubahan akan diberikan sesuai dengan bentuk dari
nama pilihannya
• Format Drop Cap
Merubah ukuran huruf pada awal paragrap dengan
kalimat akan mengalir disebelah kanan dan bawahnya.
None
menormalkan bentuk
Dropped
menentukan drop cap pada awal paragrap
In Margin
menentukan drop cap pada daerah margin kiri
Font
Menentukan jenis huruf drop cap
Lines to drop
Menentukan banyaknya baris drop cap
Distance from
text
Menentukan jarak dari huruf yang di drop cap dengan
kalimat sesudahnya
Seperti pada gambar :
Menu Bar Insert
• Meyisipkan Nomor Halaman (Page Numbers)
Memberikan nomor halaman dengan letak dan awal nomor
yang dapat diatur Position menentukan letak dari nomor halaman Alignment menentukan
penempatan posisi nomor halaman Show number on first page, menampilkan atau
menghilangkan nomor halaman pada halaman yang pertama saja Format memilih jenis
nomor halaman
Menyisipkan Gambar (Clip Art)
− Insert klik Picture lalu klik Clip Art
− Pilihlah kelompok dari gambar (double click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (ok)
− Pilih icon insert clip
• Menyisipkan Text Gambar (Word Art)
− Insert lalu klik Picture lalu klik Word
Art
− Pilihlah kelompok dari gambar text (ok)
− Isikan text pada kolom yang disediakan (click)
• Menyisipkan Bentuk gambar (Auto Shapes)
− Insert lalu klik Picture lalu klik Autoshapes
− Pilihlah kelompok dari bentuk gambar (click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (click)
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)
• Menyisipkan Text Dalam Gambar (Text Box)
− Insert lalu klik Text Box
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)
− Berikan text pada kotak yang ada
Catatan : untuk semua gambar terdapat kesamaan dalam
melakukan perubahan ukuran dan memindah gambar. Gambar bisa diedit/ dirubah
apabila di setiap garis atau sudut gambar terdapat kotak kecil (menandakan
aktif)
Menu Bar Table
• Merancang Tabel
− Table lalu klik Insert lalu klik Table
− Isi berapa kolom yang akan dibuat (number of
columns) dan berapa baris yang akan dibuat (number of rows)
Menyisipkan Kolom dan Baris
− Table lalu klik Insert
− Pilih salah satu pilihan
Columns to the
left
: menyisipkan kolom di sebelah kiri dari kursor
Columns to the
right
: menyisipkan kolom di sebelah kanan dari kursor
Rows above :
menyisipkan baris diatas kursor
Rows below :
menyisipkan baris dibawah kursor
• Menghapus Kolom dan Baris
− Table lalu klik delete
− Pilih salah satu pilihan
Table :
menghapus tabel
Column :
menghapus kolom dimana kursor berada
Rows : menghapus
baris dimana kursor berada
• Menyatukan Cell
− Blok sel yang akan digabung
− Table lalu klik merge cells
• Membagi Cell
− Pilih sel yang akan dibagi
− Table lalu klik split cells
− Isi menjadi berapa kolom (number of columns) dan
menjadi berapa baris (numberof rows)
Menu Bar Tools
• Membuat Mail Merge
Suatu proses yang menggabungkan antara file dokumen
dengan file data. Proses ini biasa digunakan untuk mengirim suatu naskah ( isi )
yang sama dengan tujuan (kepada) yang berbeda. Dua file yang digabung adalah :
a. File Dokumen (Main Document), yang berfungsi
untuk menuliskan naskah / surat yang akan dikirim
b. File Data (Data Source), yang digunakan untuk
menampung data-data yang akan dikirim naskah / surat
Langkah – langkah yang harus dilaksanakan :
a. membuat file dokumen (main document)
terlebih dahulu
b. Tools lalu klik letters and mailings lalu klik
mail merge
Akan muncul panduan/langkah pembuatan mail merge di
sebelah kanan dari naskah/lembar kerja (ada 6 langkah yang harus ditempuh)
Select document, anda harus
memilih tipe dari dokumen (pilih Letters)
- Select starting document, dokumen yang akan
digunakan dan dijadikansebagai dokumen utama atau main document (pilih Use the
current document)
- Select recipients, memilih dokumen data
(data source). Use an existing list untuk memilih dokumen data yang sudah ada,
sedangkan Type a new list untuk membuat dokumen data baru (pilih Use an
existing list dan klik browse untuk mencari file dokumen data)
- Langkah 4 – 6 bisa dilewatkan saja.
c. Munculkan toolbars mail merge melalui menu bar
View lalu klik Toolbars lalu klik Mail merge.
d. Pindahkan kursor pada posisi dimana filed
diletakkan
e. Pilih icon insert merge field, kemudian
cari field name yang sesuai (lihat Gambar Toolbar Mail Merge)
Ulangi langkah d dan e untuk
field name berikutnya Untuk menyatukan atau membuat file baru hasil dari
gabungan antara dokumen induk (main document) dengan dokumen data (data
source), klik icon merge to new document.
sekian dulu... semoga bermanfaat, selamat beraktifitas..Tuhan memberkati