Selasa, 04 Juni 2013

Nah.. para blogeers, sekarang waktunya kita akan membahas sekilas tetang aplikasi yang sering dan wajib dipakai oleh setiap umat didunia ini yaitu Microsoft Word.


Defenisi Microsoft Word
Microsoft Word sendiri adalah suatu software pengolah kata dengan menggunakan sistem operasi Windows yang cukup handal memberikan kemudahan bagi para pemakai. Selain mudah dalam pengoperasian, variasi dan gaya huruf menggunakan model full grafik. Dalam Microsoft Word, penggunaan perintah biasanya lebih dari satu. Bisa anda lakukan melalui menu dan toolbar dalam aplikasi program ataupun melalui mouse dan keyboard. Untuk lebih jelasnya, kita coba praktekkan tahap demi tahap dalam buku panduan ini.

Memulai Microsoft Word
Ini adalah tahapan yang wajib harus dilalui oleh setiap orang yang ingin menggunakan MS.Word. Untuk memulai menggunakan Microsoft Word, ikuti cara ini :
Pilih                                      Start       Program     Microsoft Word
Selanjutnya akan ditampilkan jendela program Microsoft Word

Perintah dan Pengertian Dasar Pada Microsoft Word
− Melakukan blok
Maksud dari blok adalah berupa sekumpulan huruf, kata atau kalimat untuk
diberikan instruksi tertentu. Cara melakukan blok dapat menggunakan mouse
atau keyboard ataupun gabungan keduanya.
Blok dengan menggunakan Mouse
·         Pindahkan pointer mouse pada awal kata/kalimat yang akan diblok
·         Tekan tombol mouse sebelah kiri (klik) dan tahan
·         Geser mouse sampai latar belakang yang akan diblok berwarna hitam
·         Lepas tombol mouse sebelah kiri.
Blok dengan menggunakan Keyboard
·         Pindahkan kursor pada awal kata/kalimat yang akan diblok
·         Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan tahan
·         Tekan tombol anak panah sesuai dengan arahnya
·         Lepaskan tombol SHIFT
Blok menggunakan gabungan Mouse dan Keyboard
Pindahkan pointer mouse pada awal kata/kalimat yang akan diblok dan klik
·         Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan tahan
·         Geser posisi pointer mouse di akhir kata/kalimat yang akan diblok dan klik
− Menghapus karakter
Bila anda melakukan kesalahan dalam penulisan naskah dan ingin menghapus,
ada beberapa cara :
·         Untuk menghapus satu huruf disebelah kanan kursor, gunakan tombol
DELETE atau DEL
·         Untuk menghapus satu huruf disebelah kiri kursor, gunakan tombol BACK
SPACE
·         Untuk menghapus lebih dari satu kata gunakanlah blok, setelah di blok tekan
tombol DELETE atau DEL, bila muncul pesan Delete Block ? NO (YES), maka tekan tombol Y

Beberapa Toolbar yang perlu diketahui
Toolbar adalah sekumpulan icon shortcut (perintah pendek) berdasarkan kelompok.
Bila akan melakukan perintah standart seperti membuka file, menyimpan file,
menggandakan kalimat ataupun memindahkan kalimat maka akan kita dapatkan pada
toolbar standart. Demikian juga dengan yang lainnya. Akan tetapi icon –icon tersebut
tidak baku, kita juga dapat merubah ataupun mengelompokkan sendiri menjadi toolbar
tersendiri.
Kita bisa melihat macam-macam toolbar yang sudah disediakan atau dikelompokkan
oleh pembuat aplikasi program ini. Caranya, kita bisa klik melalui
Menu Bar View    pilih Toolbars.

Tanda cek list menandakan bahwa toolbar tersebut sedang aktif atau ditampilkan.
Bila kita akan menampilkan toolbar, klik saja menu toolbar tersebut.
Berikut ini beberapa toolbars yang biasa kita jumpai atau kita gunakan diantaranya

Toolbars Standart

 






Toolbars Formatting







Toolbars Drawing









CATATAN : Untuk mengetahui arti dari icon-icon tersebut, kita bisa tempatkan pointer mouse
tepat diatas gambar, dengan sendirinya akan muncul keterangan dari maksud gambar
tersebut.
Sedangkan fungsi atau kegunaannya, alangkah baiknya kita pelajari dahulu fungsifungsi
yang ada pada Menu Bar. Setelah itu kita bisa menggunakannya, karena hasil
dari perintah yang ada pada Menu Bar dan Toolbars adalah sama.

Menu Bar File
Sebelum kita menjalankan perintah yang ada, ada baiknya kita tahu bahwa dalam setiap menu bar yang ditampilkan tidak selalu lengkap. Ada beberapa yang disembunyikan dan untuk menampilkan, kita tinggal pilih atau sorot pilihan yang paling bawah (tanda dua panah ke bawah). Dalam menu yang ditampilkan ada beberapa keterangan yang sekiranya perlu juga kita ketahui, yaitu :
1. Gambar yang berada pada sebelah kiri, menandakan gambar perintah. Bila ada kesamaan gambar yang kita jumpai (biasanya dalam Toolbar), maka perintah tersebut juga berlaku pada gambar tersebut.
2. Keterangan yang berada pada sebelah kanan, menandakan tombol hot key. Yaitu tombol yang berfungsi sama dengan perintah yang ada. Tombol ini menggunakan keyboard dan tanda + menunjukkan tombol ditekan secara bersama.
3. Garis bawah dapat diganti dengan tombol ALT+Huruf yang bergaris bawah (Menu Bar)
Seperti pada gambar :

Membuka dokumen baru

 CATATAN : Perhatikan gambar diatas dengan seksama, letak tombol-tombol yang ada, arti dari tulisan yang ada. Kemudian perhatikan keterangan yang ada, karena kebanyakan ada kesamaan diantara jendela-jendela perintah Microsoft Word.
Setelah kita melihat, gambar tersebut adalah gambar dimana kita akan membuka sebuah dokumen yang sudah ada. Sedangkan perintah untuk membuka dokumen baru adalah
         File      New     OK

Meyimpan dokumen
Untuk menyimpan, ada dua cara yaitu File lalu klik Save, bila pertama kali melakukan penyimpanan maka kita harus menentukan dulu lokasi dan nama dari file. Tetapi bila sudah pernah dilakukan maka lokasi dan nama akan sama sesuai dengan yang terdahulu.File lalu klik Save As , penyimpanan akan selalu menanyakan lokasi dan nama dari file tersebut.

Menutup dokumen
Untuk menutup dokumen, ada dua cara yaitu
File lalu klik Close , Dokumen akan ditutup, tetapi aplikasi program Microsoft Word
masih tetap tampil
File lalu klik Exit , Dokumen dan aplikasi Program Microsoft Word akan ditutup.

Membuka kembali dokumen
File lalu klikOpen
Keluar dari microsoft word
File lalu klik Exit

Mengatur Kertas
Ada beberapa fasilitas dalam pengaturan kertas, diantaranya :
− Mengatur Batas Kertas
File lalu klilk D Page Setup lalu pklik  Margin , Untuk menentukan posisi text dari tepi kertas, baik itu dari atas, bawah, kiri dan kanan. Top Mengatur batas kertas sebelah atas Bottom Mengatur batas kertas sebelah bawah
Left Mengatur batas kertas sebelah kiri Right Mengatur batas kertas sebelah kanan Gutter Mengatur batas kiri untuk bundel/jempitan kertas Header Mengatur ukuran untuk daerah header Footer Mengatur ukuran untuk daerah footer
− Mengatur Ukuran Kertas
File lalu klik  Page Setup lalu klik Paper Size , untuk menentukan ukuran dan posisi kertas Paper Size Menetukan jenis dari ukuran kertas Width Lebar dari ukuran kertasHiegh Tinggi dari ukuran kertas Orientation Posisi pencetakan, Portrait (berdiri) atau LandScape (tidur)








































Mencetak Dokumen ke Printer
Ada beberapa pokok yang harus diperhatikan pada kotak dialog Print antara lain  tentang printer yang digunakan, halaman yang akan dicetak. Untuk lebih jelasnya perhatikan keterangan dibawah ini Printer Name Jenis printer yang akan digunakan harus sesuai dengan kondisi printer yang ada Page Range All Pilihan untuk mencetak semua halaman Curent Page Hanya mencetak satu halaman dimana posisi kursor berada Pages Untuk menentukan nomor halaman berapa saja yang akan dicetak Copies Number of Copy Jumlah salinan untuk setiap halaman Print All Pages in Range Mencetak semua halaman Odd Pages Hanya halaman genap saja yang dicetak Even Pages Hanya halaman ganjil saja yang dicetak

Menu Bar View
Menulis Header dan Footer
Header merupakan suatu bagian naskah yang akan tercetak pada bagian atas sebelum naskah utama dan naskah header tersebut akan berlaku sama untuk halaman berikutnya. Sedangkan Footer akan tercetak dibagian bawah naskah utama.
− Cara menulis / menampilkan header :
View lalu klik  Header and Footer.

Menu Bar Edit
Membatalkan suatu instruksi (Undo)
Jika melakukan kesalahan dalam memberikan instruksi maka instruksi tersebut  dapat dibatalkan Edit lalu klik Undo Typing atau ctrl+Z

Mengulangi kembali instruksi (Redo)
Jika sudah terlanjur membatalkan sebuah instruksi, tetapi ternyata instruksi tersebut  sudah benar, maka anda dapat mengembalikan instruksi yang sudah dibatalkan tadi
Edit lalu klik Redo Typing atau ctrl+Y

Menyalin kata/kalimat (Copy)
Menggandakan suatu kata/kalimat tanpa harus menulis ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan disalin
Edit lalu klik Copy
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
Edit laluu klik Paste

Memindahkan kata/kalimat (Cut)
Memindah letak suatu kata/kalimat tanpa harus menulis ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan dipindah
Edit lalu klik Cut
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
Edit lalu klik Paste

Menu Bar Format
Format Paragrap (menentukan paragrap)
Untuk menata atau memformat suatu paragrap / alinea sehingga menghasilkan suatu bentuk paragrap yang sesuai dengan yang diinginkan


 Format Font (menentukan huruf)
Font
Untuk memilih huruf yang diinginkan
Font Style
Pilihan untuk memberikan penekanan pada suatu kata yang  dibedakan
Size
Menentukan ukuran dari huruf
Font color
Menentukan warna dari huruf
Underline style
Memberikan macam garis pada kata
Underline color
Memberikan warna pada macam garis yang ada pada kata
Effects
Memberikan efek ataupun bayangan pada kata atau kalimat

Format Column (Naskah bentuk kolom)
Untuk merancang naskah dalam bentuk kolom seperti yang sering terlihat dalam surat kabar ataupun majalah
Presets
Bentuk kolom naskah siap pakai
Number of columns
Cara lain untuk menentukan jumlah kolom sesuai yang akan digunakan
Line beetwen
Menampilkan garis vertikal diantara kolom
Width and spacing
Menampilkan lebar masing-masing kolom dan jarak antar kolom
Equal column width : Menentukan lebar tiap kolom dan jarak antar kolom sesuai dengan keinginan
Apply to : Penerapan kolom pada naskah jika whole document maka seluruh naskah akan dibuat menjadi bentuk kolom, jika this
point forward naskah dibuat bentuk kolom dimulai dari kursor berada. Start new column : Naskah kolom akan dibuat pada halaman berikutnya
 

















 • Format Bullet and Numbering
Untuk memberikan angka berurut atau simbol yang letaknya disebelah kiri Bullet and numbering terbagi menjadi tiga bagian yaitu :
Bullet : adalah simbol yang ditampilkan pada awal paragrap. Simbol dapat ditentukan sendiri
Numbered : pemberian nomor urut terhadap awal paragrap yang akan ditampilkan secara otomatis
Outline Numbered : seperti numbered, tetapi menggunakan nomor secara bertingkat seperti 1, 1.1, 1.1.2 dan seterusnya

Format Change Case
Cara untuk merubah suatu kalimat dari tulisan huruf kecil menjadi huruf besar (kapital) atau sebaliknya.
Perubahan akan diberikan sesuai dengan bentuk dari nama pilihannya

Format Drop Cap
Merubah ukuran huruf pada awal paragrap dengan kalimat akan mengalir disebelah kanan dan bawahnya.
None
menormalkan bentuk
Dropped
menentukan drop cap pada awal paragrap
In Margin
menentukan drop cap pada daerah margin kiri
Font
Menentukan jenis huruf drop cap
Lines to drop
Menentukan banyaknya baris drop cap
Distance from text
Menentukan jarak dari huruf yang di drop cap dengan kalimat sesudahnya
Seperti pada gambar :





















Menu Bar Insert
Meyisipkan Nomor Halaman (Page Numbers)
Memberikan nomor halaman dengan letak dan awal nomor yang dapat diatur Position menentukan letak dari nomor halaman Alignment menentukan penempatan posisi nomor halaman Show number on first page, menampilkan atau menghilangkan nomor halaman pada halaman yang pertama saja Format memilih jenis nomor halaman
Menyisipkan Gambar (Clip Art)
Insert klik  Picture lalu klik Clip Art
− Pilihlah kelompok dari gambar (double click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (ok)
− Pilih icon insert clip

Menyisipkan Text Gambar (Word Art)
Insert lalu klik Picture lalu klik Word Art
− Pilihlah kelompok dari gambar text (ok)
− Isikan text pada kolom yang disediakan (click)
Menyisipkan Bentuk gambar (Auto Shapes)
Insert lalu klik Picture lalu klik Autoshapes
− Pilihlah kelompok dari bentuk gambar (click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (click)
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)

Menyisipkan Text Dalam Gambar (Text Box)
Insert lalu klik Text Box
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)
− Berikan text pada kotak yang ada
Catatan : untuk semua gambar terdapat kesamaan dalam melakukan perubahan ukuran dan memindah gambar. Gambar bisa diedit/ dirubah apabila di setiap garis atau sudut gambar terdapat kotak kecil (menandakan aktif)

Menu Bar Table
Merancang Tabel
Table lalu klik Insert lalu klik Table
− Isi berapa kolom yang akan dibuat (number of columns) dan berapa baris yang akan dibuat (number of rows)

Menyisipkan Kolom dan Baris
Table lalu klik  Insert
− Pilih salah satu pilihan
Columns to the left : menyisipkan kolom di sebelah kiri dari kursor
Columns to the right : menyisipkan kolom di sebelah kanan dari kursor
Rows above : menyisipkan baris diatas kursor
Rows below : menyisipkan baris dibawah kursor

Menghapus Kolom dan Baris
Table lalu klik delete
− Pilih salah satu pilihan
Table : menghapus tabel
Column : menghapus kolom dimana kursor berada
Rows : menghapus baris dimana kursor berada

Menyatukan Cell
− Blok sel yang akan digabung
Table lalu klik merge cells

Membagi Cell
− Pilih sel yang akan dibagi
Table lalu klik split cells
− Isi menjadi berapa kolom (number of columns) dan menjadi berapa baris (numberof rows)


Menu Bar Tools
Membuat Mail Merge
Suatu proses yang menggabungkan antara file dokumen dengan file data. Proses ini biasa digunakan untuk mengirim suatu naskah ( isi ) yang sama dengan tujuan (kepada) yang berbeda. Dua file yang digabung adalah :
a. File Dokumen (Main Document), yang berfungsi untuk menuliskan naskah / surat yang akan dikirim
b. File Data (Data Source), yang digunakan untuk menampung data-data yang akan dikirim naskah / surat
Langkah – langkah yang harus dilaksanakan :
a. membuat file dokumen (main document) terlebih dahulu
b. Tools lalu klik letters and mailings lalu klik mail merge
Akan muncul panduan/langkah pembuatan mail merge di sebelah kanan dari naskah/lembar kerja (ada 6 langkah yang harus ditempuh)
Select document, anda harus memilih tipe dari dokumen (pilih Letters)
- Select starting document, dokumen yang akan digunakan dan dijadikansebagai dokumen utama atau main document (pilih Use the current document)
- Select recipients, memilih dokumen data (data source). Use an existing list untuk memilih dokumen data yang sudah ada, sedangkan Type a new list untuk membuat dokumen data baru (pilih Use an existing list dan klik browse untuk mencari file dokumen data)
- Langkah 4 – 6 bisa dilewatkan saja.
c. Munculkan toolbars mail merge melalui menu bar View lalu klik Toolbars lalu klik Mail merge.
d. Pindahkan kursor pada posisi dimana filed diletakkan
e. Pilih icon insert merge field, kemudian cari field name yang sesuai (lihat Gambar Toolbar Mail Merge)
Ulangi langkah d dan e untuk field name berikutnya Untuk menyatukan atau membuat file baru hasil dari gabungan antara dokumen induk (main document) dengan dokumen data (data source), klik icon merge to new document.

sekian dulu... semoga bermanfaat, selamat beraktifitas..Tuhan memberkati